SharePoint

SharePointとは？

SharePoint（シェアポイント）は、Microsoft 365の一部として提供されるクラウドベースのサービスで、ファイル共有やチーム間のコラボレーション、ポータルサイトの作成など、多機能な業務支援ツールです。以下にその特徴を簡単にまとめます。

• クラウド上でのファイル保存と共有
  SharePointを使えば、インターネットに接続可能な場所ならどこからでもファイルにアクセス可能。ファイルのバージョン管理機能も備え、誤って古いファイルを上書きするリスクも軽減されます。
• チームワークを支援するワークスペース
  プロジェクトや部門ごとの専用サイトを作成でき、関連資料やスケジュールを一元管理可能です。これにより、情報の分散や見落としを防ぎます。
• 業務に合わせたカスタマイズが可能
  SharePointは、必要に応じてカスタマイズ可能。外部ツールと連携することで、業務に最適な環境を構築できます。

例えばこんなことに活用できます。

1. 社内ポータルでのお知らせ・資料の一元管理

会社全体へのお知らせや、就業規則・申請書などの業務資料をSharePointにまとめて掲載します。たとえば、総務部が更新した勤怠ルールの案内も、トップページに通知が表示されるため、社員は常に最新の情報を把握できます。紙やメールでの配布が不要になり、情報伝達の抜け漏れも防げます。

2. プロジェクトごとのサイトで情報を整理

部署横断のプロジェクトでは、専用のSharePointサイトを立ち上げ、スケジュール表、成果物、議事録などをフォルダごとに整理しています。たとえば、Webサイトリニューアルのプロジェクトであれば、制作部門と営業部門が同じサイト内でやり取りできるようにし、Teamsとの連携で通知もリアルタイムに届く仕組みを整えることでより既読性が高まります。

3. リスト機能で業務の見える化

従来Excelなどで管理していた備品の貸出状況をSharePointの「リスト機能」に置き換えることで、各部署の担当者がブラウザから直接入力・検索できるほか、Power Automateと連携して申請・承認フローを自動化することも可能です。これにより、備品の二重予約や承認漏れが大幅に減少します。

会社のポータルサイトを作成しグループウェア化

ポータルサイトとは？

ポータルサイトとは、従業員が日々アクセスする情報の「玄関口」となるWebページです。SharePointを使えば、会社の掲示板やスケジュール、必要なドキュメントへのリンクを集約し、業務効率を高めることができます。特に、SharePointの「コミュニケーションサイト」テンプレートを活用すれば、直感的に操作できるポータルを短時間で構築可能です。

アドオン（追加機能）の紹介

さらに、SharePointの機能を拡張する「ネクストセット」のアドオンを導入すれば、グループウェアとしての活用範囲を広げられます。たとえば、申請書の管理を効率化するワークフロー機能や、全社向けの通知を自動配信する機能などが追加できます。これにより、従業員同士の連携を強化し、情報共有の精度を上げることが可能です。